Secretariaatsdiensten

OBSD verzorgt voor haar klanten secretariaatsdiensten tegen zeer redelijke kosten. Personele risico’s worden geheel uit handen genomen, terwijl een professionele en deskundige ondersteuning aan de klant is gewaarborgd. Daarbij is “flexibiliteit”, ook in drukke tijden, het sleutelwoord.

Besparen operationele kosten

Bedrijven kunnen een euro maar een keer uitgeven. Om deze reden letten bedrijven goed op hun operationele kosten. Ondersteunende afdelingen zijn daarbij niet altijd de meest effectieve investering, terwijl de werkzaamheden toch gedaan moeten worden. Daar komt bij dat er soms behoefte is aan 20 uur ondersteuning en in andere weken misschien wel 45 uur. Deze schommelingen zijn niet altijd goed vooraf in te schatten.

Afdelingen overnemen

OBSD kan ook bestaande secretariaatsafdelingen van de klant overnemen en de dienstverlening voortzetten met de flexibiliteit en kwaliteit van OBSD. Deze overnames worden met de klant uitputtend besproken, waarbij het belang van de over te nemen medewerker(s) nooit uit het oog wordt verloren.

Modulair aanbod

De secretariaatsdiensten worden modulair aangeboden. Zo kan een totaalpakket of een deelpakket worden afgenomen, waarin alle secretariaatsdiensten zijn opgenomen:

Huisvesting

  • Werkzaamheden worden uitgevoerd op kantoor van OBSD (secretaresse/PA op afstand), maar kunnen ook op kantoor van de klant uitgevoerd worden;
  • Het postadres (Postbus 285, 2150 AG Nieuw-Vennep);
  • Gebruikmaken van de telefoonfaciliteiten, of doorschakeling eigen telefoonlijn, waarbij opgenomen wordt namens de klant;
  • Gebruikmaken van ICT-faciliteiten;
  • Webhosting (onderhoud bestaande website of opstarten nieuwe website, waarbij in het laatste geval gebruik wordt gemaakt van een subcontractor).

Secretariaat

  • Zorgdragen voor redactioneel opstellen en archivering van correspondentie en offertes (niet de technische aspecten);
  • Zorgdragen voor redactioneel opstellen en archivering van processtukken van klanten in de juridische sector;
  • Agendabeheer;
  • Notuleren;
  • Financiële administratie (hierbij kan gebruik worden gemaakt van een subcontractor);
  • Zorgdragen voor roladministratie en termijnbewaking (juridische sector);
  • Andere specifieke opdrachten binnen de wensen van de klant.

Relatiebeheer

  • Eerste (telefonisch) contact met (nieuwe) klanten;
  • Opmaken en onderhouden van klantenbestand, in het CRM-pakket van de klant of het CRM-pakket van OBSD.

Projectondersteuning

  • Ondersteuning bieden bij projecten;
  • In overleg projecten kunnen initiëren en faciliteren.

Financiële administratie

  • De volledige financiële administratie voeren;
  • Bankrekening beheren.
Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een subcontractor.

Open calculatie of fixed fee

De secretariaatsdiensten worden aangeboden op basis van een open calculatie of een fixed fee (aanneemsom). De hoogte wordt altijd vooraf in samenspraak vastgesteld.